Правове регулювання управлінського документообігу в україні під час війни: виклики та шляхи оптимізації

Abstract

Вступ. Сучасний етап розвитку української державності характеризується безпрецедентними викликами, зумовленими повномасштабною збройною агресією, що детермінувало необхідність радикальної перебудови традиційних управлінських ієрархій та правових підходів до документування діяльності. В умовах воєнного стану традиційна па-перова модель управлінського документообігу продемонструвала свою критичну вразливість перед фізичними загрозами, що поставило під загрозу не лише оперативність прийняття рішень, а й збереженість архівів національного значення та доказової бази для міжнародних юридичних процесів. Цифровізація управлінського простору перестала бути питанням престижу чи лише технологічної модернізації, набувши статусу екзистенційного фактору стійкості публічної влади та національної безпеки в інформаційній сфері. Правове поле України виявилося в ситуацій, коли швидка адаптація до кризових умов має поєднуватися з виконанням стратегічних євроінтеграційних зобов’язань щодо уніфікації стандартів електронної ідентифікації та обміну даними згідно з нормами Європейського Союзу. Мета. Основне спрямування даної наукової розвідки полягає у здійсненні всебічного теоретико- прикладного аналізу трансформаційних зрушень, що відбулися у вітчизняному правовому полі щодо регулювання документаційних процесів під впливом воєнних чинників. Дослідження фокусується на ідентифікації системних правових бар’єрів, що перешкоджають повній цифровізації управління, та обґрунтуванні оптимальної моделі функціонування «Paperless 2.0», яка б базувалася на пріоритеті структурованих даних, захищеності децентралізованих серверних рішень та безперервності кадрового і військового адміністрування в умовах зовнішньої агресії. Матеріали і методи. Методологічний каркас дослідження вибудувано на принципах системності та діалектичної логіки, що дало змогу розглянути документообіг як динамічну складову публічного управління. Джерельну базу роботи сформували ключові законодавчі акти України у сфері електронних довірчих послуг, організаційні накази Головнокомандувача ЗСУ та перспективні законопроєкти 2026 року, що пропонують новітню класифікацію електронних інформаційних ресурсів. Шляхом застосування порівняльно- правового методу було зіставлено ефективність різних регіональних моделей впровадження систем електронної взаємодії, а метод прогнозування дозволив визначити економіч-ий та управлінський потенціал від повної відмови від паперових оригіналів документів. Результати. У ході дослідження доведено, що адаптація правового регулювання забезпечила функціональну стабільність державного апарату навіть у зонах безпосередніх бойових дій та на деокупованих територіях. Встановлено, що ключовим інструментом подолання бюрократичного спротиву стало повноцінне юридичне визнання кваліфікованого електронного підпису та запуск спеціалізованих модулів «е- Архів», які дозволяють легітимно накопичувати документи Національного архівного фонду в цифровому форматі. Аналіз специфіки військового та трудового права в умовах воєнного стану показав, що спрощення процедур дистанційної комунікації та впровадження захищених мереж, таких як «Дніпро», дозволили нівелювати ризики фізичної втрати кадрових та оперативних даних. Також виокремлено значення посиленого контролю за утилізацією фінансової первинки, що перетворює процес знищення паперів на інструмент юридичного захисту майбутніх репараційних претензій України. Досліджено переваги законопроєкту № 14414–1, який пропонує революційне визнання юридичної сили скан-копій та структурованих документів, що дозволить державі економити значні ресурси на утриманні архівів. Перспективи. Подальші наукові розробки мають зосереджуватися на поглибленні інтеграційних процесів вітчизняного цифрового простору до єдиного ринку ЄС, зокрема через детальну адаптацію стандартів електронних печаток та методів автоматизованої перевірки цілісності даних. Стратегічно важливим напрямком є дослідження можливостей впровадження алгоритмів штучного інтелекту для моніторингу безпеки стратегічних хмарних сховищ та опрацювання великих масивів «born digital» документів. Також актуальним залишається питання уніфікації правил довготривалого зберігання цифрової спадщини, що вимагає розробки національних стандартів, здатних гарантувати автентичність інформації впродовж десятиліть, незалежно від майбутніх технологічних змін та програмних оновлень.

Introduction. The current stage of development of the Ukrainian statehood is characterized by unprecedented challenges caused by full-scale armed aggression, which has necessitated a radical restructuring of traditional managerial hierarchies and legal approaches to document management. Under martial law, the traditional paper-based model of administrative workflow has demonstrated its critical vulnerability to physical threats, jeopardizing not only the efficiency of decision-making but also the preservation of archives of national significance and the evidence base for international legal proceedings. The digitalization of the management space has ceased to be a matter of prestige or mere technological modernization, gaining the status of an existential factor for the resilience of public authority and national security in the information sphere. Ukraine’s legal field has found itself in a situation where rapid adaptation to crisis conditions must be combined with the fulfillment of trategic European integration obligations regarding the unification of electronic identification standards and data exchange in accordance with European Union norms. Purpose. The primary focus of this scientific research is to conduct a comprehensive theoretical and applied analysis of the transformational shifts that have occurred in the domestic legal field regarding the regulation of documentation processes under the influence of war factors. The study focuses on identifying systemic legal barriers hindering the full digitalization of management and substantiating the optimal «Paperless 2.0» functional model, which would be based on the priority of structured data, the security of decentralized server solutions, and the continuity of personnel and military administration in conditions of external aggression. Materials and Methods. The methodological framework of the study is built on the principles of consistency and dialectical logic, which allowed for the consideration of document flow as a dynamic component of public administration. The source base of the work consists of key legislative acts of Ukraine in the field of electronic trust services, organizational orders of the Commander-in-Chief of the Armed Forces of Ukraine, and promising draft laws for 2026 that propose a state-of-the-art classification of electronic information resources. By applying the comparative legal method, the effectiveness of various regional models for implementing electronic interaction systems was compared, and the forecasting method allowed for the determination of the economic and managerial potential of a complete transition from paper originals. Results. In the course of the study, it was proven that the adaptation of legal regulation ensured the functional stabilityof the state apparatus even in areas of direct hostilities and in de-occupied territories. It was established that the key tool for overcoming bureaucratic resistance was the full legal recognition of the qualified electronic signature and the launch of specialized «e-Archive » modules, which allow for the legitimate accumulation of National Archival Fund documents in a digital format. An analysis of the specifics of military and labor law under martial law showed that simplifying remote communication procedures and implementing secure networks, such as «Dnipro,» made it possible to level the risks of physical loss of personnel and operational data. The significance of reinforced control over the disposal of primary financial documentation was also highlighted,transforming the process of paper destruction into a tool for the legal protection of Ukraine’s future reparation claims. The advantages of Draft Law No. 14414–1, which proposes a revolutionary recognition of the legal force of scanned copies and structured documents, allowing the state to save significant resources on the maintenance of archives, were investigated. Perspectives. Further scientific developments should focus on deepening the integration processes of the domestic digital space into the EU single market, in particular through the detailed adaptation of electronic seal standards and methods for automated data integrity verification. A strategically important direction is the study of the possibilities of implementing artificial intelligence algorithms for monitoring the security of strategic cloud storage and processing large arrays of «born digital» documents. The issue of unifying the rules for the long-term storage of digital heritage also remains relevant, requiring the development of national standards capable of guaranteeing the authenticity of information over decades, regardless of future technological changes and software updates.